|
|
Toelichting op de taak van de coördinator
De coördinator zorgt voor de organisatie van de
VakantieBijbelWeek (VBW). Dit houdt in:
-
Het organiseren en het leiden van vergaderingen met
vrijwilligers;
-
De werkzaamheden van de verschillende vrijwilligers
coördineren en afstemmen (faciliterend van aard);
-
Zorgen voor publicatie over de VBW in kerkblad en
(sociale)media;
-
Ervoor zorgen dat de kosten bij de penningmeester van
het jeugdwerk worden gedeclareerd;
-
Overleggen met de (dienstdoende) dominee over invulling
van de startdienst op zondag;
-
Eindverantwoordelijke en aanspreekpunt zijn voor de hele
organisatie van de VBW.
-
Enkele opmerkingen die hierbij van belang zijn: Voor de
VBW volgen wij een ‘standaard’ programma dat bekend is
bij de vrijwilligers. De vrijwilligers hebben een grote
mate van zelfstandigheid en dat werkt goed.
Werkzaamheden per maand
Oktober en november
Tijdig reserveren van de gebouwen voor
de duur van de VBW die gehouden wordt in de laatste week van
de zomervakantie.
December
Op de introductiedag in
januari/februari wordt het nieuwe thema bekendgemaakt. Deze
informatie wordt op de website van de Hervormd Gereformeerde
Jeugd Bond (HGJB) gepubliceerd. Vrijwilligers over deze
datum informeren en vragen wie mee wil gaan.
Januari en februari
Samen met een aantal vrijwilligers
naar de introductiedag. Deze dag wordt meestal op een
zaterdag gepland.
-
Aanmelden via de website van de HGJB. Betaling hiervan
kort sluiten met de penningmeester van het jeugdwerk.
-
Tijdens de introductiedag de 4 mappen aanschaffen en het
eventuele meegeefcadeautje voor de kinderen.
Maart en april
Een eerste overleg houden met de
vrijwilligers (datum vaststellen, agenda opstellen en
rondsturen, ruimte reserveren). In het kerkblad, op Facebook
en op Markernieuws de VBW aankondigen en bekend maken
wanneer het eerste overleg plaatsvindt.
Mei
Een tweede overleg met de
vrijwilligers organiseren (datum, agenda, ruimte). Voor dit
overleg:
-
Lijst met kinderen van de basisschool opvragen bij Jan
Sijmen Roos en daar een presentielijst van maken;
-
Een flyer maken die overal kan worden opgehangen;
-
Activiteit oudere kinderen van de basisschool uitwerken
en meehelpende hiervoor vragen;
-
Tieneractiviteit voorbereiden;
-
Startdienst voorbereiden met de dominee en de muziek.
Denk aan de beamerdienst en kleurboekje voor de kinderen
tijdens de dienst. Het kindermoment moet speciale
aandacht krijgen;
-
De startdienst aankondigen in het kerkblad.
Juni
Het organiseren van het derde en
laatste overleg;
-
Inkoop alle benodigde materialen;
-
Alle drukwerk/kopieerwerk gereed maken en op tijd laten
drukken/kopiëren.
Juli
Laatste check of alles geregeld is;
Augustus
Uitvoering van de voorbereidde VBW;
-
Zaterdagmiddag voor de VBW de kerk inrichten met alle
vrijwilligers. Op deze middag de aftrap doen voor de VBW.
Gebed om zegen en zingen van een lied;
-
Zondag de startdienst;
-
Maandag tot woensdag de VBW. Hand- en spandiensten
verrichten en het totale overzicht houden;
-
Woensdagavond de afsluiting organiseren/leiden en kerk
opruimen met alle vrijwilligers;
-
Zorgen voor betaling aan de vrijwilligers die iets
hebben aangeschaft voor de VBW. De afrekening maken en
aan penningmeester overdragen en afrekenen (Er is de
mogelijkheid om een voorschot te vragen om de diversen
zaken te betalen. Bonnetjes bewaren en bij de afrekening
meesturen);
September
Evaluatie en data volgende VBW
vaststellen.
Praktische
informatie
-
Beheerder der gebouwen is Marten
van Altena te bereiken via
mjva@ziggo.nl;
-
Alle kosten voor aanmelden introductiedag,
informatiemappen et cetera kunnen gedeclareerd bij de
penningmeester voor het jeugdwerk, Klaas Teerhuis.
|
|
